Passwort-Manager: Ein Passwort merken statt dreißig

Wie viele Passwörter brauchen Sie in Ihrem Betrieb? E-Mail, Online-Banking, Webseite, Buchhaltung, Lieferanten-Portale, Social Media. Schnell sind es dreißig oder mehr. Niemand kann sich so viele gute Passwörter merken. Deshalb landen sie auf Zetteln, in einer Excel-Liste oder es ist überall dasselbe. Ein Passwort-Manager löst dieses Problem. Hier erkläre ich, wie er funktioniert, welche Varianten es gibt und wie Sie in einer Stunde startklar sind.

Was ist ein Passwort-Manager?

Ein Passwort-Manager ist ein Programm, das alle Ihre Zugangsdaten verschlüsselt speichert. Verschlüsselt heißt: Ohne den richtigen Schlüssel sind die Daten nur Zeichensalat. Dieser Schlüssel ist ein einziges Passwort, das Master-Passwort. Das ist das einzige, das Sie sich merken müssen.

Dafür können alle anderen Passwörter lang und zufällig sein. Die meisten Programme erzeugen sie auf Knopfdruck. Und weil jeder Dienst ein eigenes Passwort bekommt, bleibt ein Datenleck bei einem Anbieter auf diesen einen Zugang beschränkt.

Warum nicht einfach im Browser speichern?

Bequem ist es, keine Frage. Das deutsche Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) weist aber darauf hin, dass Browser diese Aufgabe nicht mit oberster Priorität behandeln. Schadprogramme kommen dort leichter an gespeicherte Zugangsdaten. Ein eigener Passwort-Manager ist dafür gebaut, genau diese Daten zu schützen.

Lokal oder in der Cloud?

Das ist die wichtigste Entscheidung. Die Plattform Onlinesicherheit des österreichischen Bundeskanzleramts unterscheidet zwei Arten:

  • Lokal: Die verschlüsselte Datei liegt auf Ihrem Computer. Es wird nichts über das Internet verschickt. Nutzen Sie mehrere Geräte, müssen Sie die Datei selbst abgleichen, etwa über einen eigenen Cloud-Speicher.
  • Cloud: Ihre Daten werden verschlüsselt beim Anbieter gespeichert und automatisch auf Laptop und Handy abgeglichen. Dafür müssen Sie dem Anbieter vertrauen. Lesen Sie vorher Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärung und achten Sie darauf, wo die Server stehen.

Zwei Programme, die ich empfehle

Ich setze, wo es geht, auf Open Source. Das heißt: Der Programmcode ist öffentlich und kann von unabhängigen Fachleuten geprüft werden. Beide folgenden Programme werden auch auf onlinesicherheit.gv.at genannt.

  • KeePassXC (lokal): kostenlos, quelloffen, für Windows, macOS und Linux. Mit Browser-Erweiterung zum automatischen Ausfüllen. Gut für alle, die ihre Daten nicht aus der Hand geben wollen.
  • Bitwarden (Cloud): quelloffen, mit Apps fürs Handy und Browser-Erweiterungen. Für Einzelpersonen gibt es eine kostenlose Variante, für Teams kostenpflichtige Tarife. Die Daten können in der EU gespeichert werden.

Arbeiten Sie allein an einem Computer, reicht oft KeePassXC. Teilen sich mehrere Personen Zugänge, ist eine Cloud-Lösung mit Team-Funktion meist praktischer.

Ich selbst verwende übrigens Enpass. Es ist nicht quelloffen, hat aber einen Ansatz, der mir gefällt: Die Daten liegen nicht auf Servern des Herstellers, sondern dort, wo Sie es wollen. Abgeglichen wird über einen Cloud-Speicher Ihrer Wahl, zum Beispiel Nextcloud, OneDrive oder Dropbox. Eine eingebaute Passwort-Prüfung zeigt schwache, doppelte und bei Datenlecks aufgetauchte Passwörter. Zugegeben: Das Schreiben dieses Artikels hat mich daran erinnert, meinen eigenen Tresor wieder einmal aufzuräumen.

In fünf Schritten startklar

  1. Programm wählen und installieren. Nur von der offiziellen Seite des Herstellers herunterladen.
  2. Starkes Master-Passwort festlegen. Lang statt kompliziert, zum Beispiel vier oder fünf zufällige Wörter. Schreiben Sie es auf Papier und legen Sie es an einen sicheren Ort.
  3. Mit den wichtigsten Zugängen beginnen: E-Mail, Online-Banking, Webseite und Hosting. Dort gleich ein neues, zufälliges Passwort vergeben.
  4. Zwei-Faktor-Authentifizierung einschalten, beim Passwort-Manager selbst und bei Ihrem E-Mail-Postfach.
  5. Den Rest nach und nach übernehmen. Jedes Mal, wenn Sie sich irgendwo anmelden, wandert der Zugang in den Manager. Alte Zettel und Listen danach vernichten.

Was, wenn das Master-Passwort weg ist?

Dann sind im schlimmsten Fall alle Daten verloren. Das ist der Preis für echte Verschlüsselung. Bewahren Sie das Master-Passwort deshalb schriftlich an einem sicheren Ort auf. Bei einem lokalen Programm gehört die Passwort-Datei außerdem in Ihre regelmäßige Datensicherung. Wie das einfach geht, lesen Sie in meinem Artikel zur Backup-Strategie für kleine Betriebe.

Fazit

Ein Passwort-Manager macht Ihren Betrieb sicherer und Ihren Alltag einfacher. Sie merken sich ein Passwort statt dreißig. Zusammen mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung schließen Sie damit die häufigsten Lücken.

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Quellen:

Dieser Artikel ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Stand: Oktober 2026

Dieser Beitrag wurde mit KI-Unterstützung erstellt, von mir geprüft und verantwortet.
Erich Christian

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