Newsletter für kleine Betriebe: Was in Österreich erlaubt ist

Ein Newsletter ist für kleine Betriebe ein günstiger Weg, mit Kundinnen und Kunden in Kontakt zu bleiben: neue Angebote, geänderte Öffnungszeiten, ein Gutschein zum Jahresende. Aber nicht jede E-Mail-Adresse darf einfach angeschrieben werden. Hier erkläre ich, wann Sie eine Einwilligung brauchen, wann es eine Ausnahme gibt und was in jede Werbe-E-Mail gehört.

Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Im Zweifel fragen Sie bei Ihrer Wirtschaftskammer oder einem Anwalt nach.

Die Grundregel: erst fragen, dann schicken

In Österreich regelt § 174 des Telekommunikationsgesetzes 2021 (TKG) Werbung per E-Mail, SMS und Messenger. Ein Newsletter mit Angeboten ist Werbung. Die Wirtschaftskammer fasst es so zusammen: Ohne vorherige Einwilligung darf grundsätzlich keine Werbe-E-Mail verschickt werden. Das gilt laut WKO für Privatpersonen und Unternehmen gleichermaßen, auch für Adressen wie office@… einer Firma.

Daraus folgt auch: Neue Kunden per E-Mail anzuwerben, ohne dass sie zugestimmt haben, ist nicht erlaubt. Auch die E-Mail mit der Frage „Darf ich Ihnen unseren Newsletter schicken?“ ist bereits unzulässig.

Die Ausnahme für bestehende Kunden

Ohne ausdrückliche Einwilligung dürfen Sie laut WKO nur dann werben, wenn alle fünf Bedingungen erfüllt sind:

  1. Sie haben die E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit einem Verkauf oder einer Dienstleistung erhalten.
  2. Sie werben nur für eigene, ähnliche Produkte oder Leistungen.
  3. Die Kundin konnte schon beim Erfassen der Adresse ablehnen, Werbung zu bekommen.
  4. In jeder E-Mail kann sie sich kostenlos und einfach abmelden.
  5. Die Adresse steht nicht in der ECG-Liste der RTR.

Die ECG-Liste ist ein Verzeichnis der Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH (RTR). Dort tragen sich Personen und Firmen ein, die keine Werbe-E-Mails wollen. Die RTR bietet eine Abfrage für Versender an. Fehlt auch nur eine Bedingung, brauchen Sie eine Einwilligung.

So holen Sie die Einwilligung richtig ein

  • Aktiv zustimmen lassen. Ein Kästchen zum Anklicken, das nicht schon angehakt ist.
  • Double-Opt-in verwenden. Das heißt: Nach der Anmeldung auf der Webseite bekommt die Person eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst nach dem Klick ist sie angemeldet. Laut WKO verlangt die Datenschutzbehörde dieses Verfahren bei Online-Anmeldungen. Die Bestätigungs-E-Mail darf keine Werbung enthalten.
  • Nicht koppeln. Die Zustimmung gehört nicht in die AGB und darf keine Bedingung für einen Kauf sein.
  • Dokumentieren. Halten Sie fest, wer wann und wie zugestimmt hat. Gute Newsletter-Programme speichern das automatisch. Bei einer Anmeldung im Geschäft notieren Sie es schriftlich.

Checkliste: Das gehört in jeden Newsletter

  • Ein klar erkennbarer Absender mit einer Adresse, an die man antworten kann
  • Die Werbung ist als Werbung erkennbar
  • Ein gut sichtbarer Link zum Abmelden, kostenlos und ohne Hürden
  • Ihre Impressumsangaben, wie auf der Webseite (siehe meinen Artikel zum Impressum in Österreich)
  • Abmeldungen werden sofort umgesetzt

Datenschutz nicht vergessen

Für die E-Mail-Adressen gilt zusätzlich die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), und zwar in der ganzen EU. In Ihre Datenschutzerklärung gehört daher ein Abschnitt zum Newsletter: welche Daten Sie speichern, wofür, wie lange und welches Programm Sie verwenden. Mehr dazu in meiner DSGVO-Checkliste für Ihre Webseite. Schreiben Sie Empfänger in anderen Ländern an, gelten für die Werbung dort zusätzlich die Regeln dieses Landes.

Verstöße gegen § 174 TKG können laut WKO bis zu 50.000 Euro kosten. Sorgfalt lohnt sich also.

Fazit

Ein Newsletter ist erlaubt, wenn die Empfänger ihn wollen. Holen Sie die Zustimmung aktiv ein, bestätigen Sie sie per Double-Opt-in, bieten Sie in jeder E-Mail eine einfache Abmeldung an und halten Sie die Anmeldungen fest. Dann wird der Newsletter zum Kontakt, über den sich Ihre Kunden freuen.

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Quellen:

Stand: November 2026

Dieser Beitrag wurde mit KI-Unterstützung erstellt, von mir geprüft und verantwortet.
Erich Christian

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